Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die fabrik5 Ltd (nachfolgend „wir“ oder „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie diese Website besuchen, unser Kontaktformular nutzen oder unsere Neuigkeiten abonnieren.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der UK-DSGVO, des Data Protection Act 2018, der Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR) sowie, soweit einschlägig, der EU-DSGVO.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
fabrik5 Ltd71–75 Shelton Street
Covent Garden
London
WC2H 9JQ
Vereinigtes Königreich
Registergericht: Companies House, England und Wales
Registernummer: 16868900
Kontakt-E-Mail: contact@fabrik5.com
Geltungsbereich: Diese Erklärung gilt für den Betrieb dieser Website und für Anfragen, die Sie an uns richten. Für Daten, die Kundinnen und Kunden in die fabrik5-Plattform einstellen (Objekt-, Anlagen- und Meldungsdaten), bleiben diese selbst Verantwortliche. Wir verarbeiten solche Daten ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
2. Erhebung personenbezogener Daten
2.1 Angaben, die Sie uns mitteilen
- Kontaktformular: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, auf freiwilliger Basis Ihre Telefonnummer, die Angabe zur Anzahl Ihrer Mietobjekte sowie der Inhalt Ihrer Nachricht einschließlich aller weiteren Angaben, die Sie dort machen. Ferner, ob das Kästchen zum kostenlosen Testzugang angekreuzt geblieben ist.
- Nachweis Ihrer Einwilligung in den E-Mail-Empfang: Kreuzen Sie im Formular an, dass wir Ihnen E-Mails senden dürfen, speichern wir zusätzlich den Wortlaut, dem Sie zugestimmt haben, den Zeitpunkt und die IP-Adresse des Absendens sowie den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung (Abschnitt 2.2).
2.2 Double-Opt-in für E-Mails
E-Mails senden wir Ihnen nur, wenn Sie das im Formular ausdrücklich angekreuzt und Ihre Adresse anschließend bestätigt haben. Der Ablauf:
- Das Kästchen im Formular ist vorausgewählt. Es bewirkt für sich genommen keine Einwilligung, sondern löst allein die Bestätigungsanfrage aus. Nehmen Sie das Kreuz heraus, senden wir Ihnen gar nichts.
- Sie erhalten eine einzelne E-Mail mit einem Bestätigungslink.
- Erst mit dem Klick auf diesen Link ist Ihre Einwilligung wirksam. Dieser Klick ist die eindeutige bestätigende Handlung im Sinne von Art. 4 Nr. 11 UK-DSGVO — nicht das vorausgewählte Kästchen.
- Bestätigen Sie nicht, erhalten Sie keine weiteren E-Mails. Ihre Angaben verbleiben lediglich als unbestätigte Anfrage bei uns.
Damit stellen wir sicher, dass niemand ohne sein Wissen mit fremder Adresse eingetragen wird, und können Ihre Einwilligung wie nach Art. 7 Abs. 1 UK-DSGVO gefordert nachweisen. Versand und Verwaltung dieses Verfahrens übernimmt HubSpot als unser Auftragsverarbeiter (Abschnitt 4.1).
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an contact@fabrik5.com. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Die Angaben zu Ihrer Anfrage und zum Testzugang sind vom Widerruf nicht betroffen; diese verarbeiten wir unabhängig von einer Einwilligung (Abschnitt 3).
2.3 Automatisch erfasste Daten (Hosting, Sicherheit und Reichweitenmessung)
Zur Reichweitenmessung setzen wir Cloudflare Web Analytics ein. Erhoben werden dabei aggregierte Nutzungsdaten wie Seitenaufrufe, verweisende Seite, ungefährer Standort (abgeleitet aus der IP-Adresse) sowie Browser- und Gerätetyp. Cloudflare Web Analytics verwendet keine Cookies und keinen anderen clientseitigen Speicher, arbeitet ohne dauerhafte Kennungen und verfolgt Sie nicht über verschiedene Websites hinweg. Werbe- oder Marketing-Tracking setzen wir nicht ein, ebenso wenig nicht erforderliche Cookies. Auch Schriftarten laden wir nicht von einem fremden Font-Dienst, sondern von unseren eigenen Servern; Ihre IP-Adresse wird hierfür an keinen Dritten übermittelt.
Beim Aufruf der Website werden jedoch technisch notwendige Daten verarbeitet. Unser Hosting- und CDN-Dienstleister Cloudflare erfasst dabei in Server- und Sicherheitsprotokollen automatisch Angaben wie Ihre IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp sowie Zeitpunkt und Umfang des Abrufs. Dies dient der Auslieferung der Website, ihrer Absicherung gegen Angriffe (etwa DDoS) und der Aufrechterhaltung des Betriebs. Näheres finden Sie in den Abschnitten 4 und 5.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
| Zweck | Verarbeitete Daten | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bearbeitung Ihrer Anfrage und Vorbereitung Ihres kostenlosen Testzugangs | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Anzahl der Mietobjekte, Nachricht | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b UK-DSGVO; bei Anfragen ohne Produktbezug berechtigtes Interesse an deren Beantwortung, Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Bestätigungs-E-Mail sowie Nachrichten zum Start und zum kostenlosen Testzugang | E-Mail-Adresse, Vorname | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a UK-DSGVO |
| Nachweis Ihrer Einwilligung und ihres etwaigen Widerrufs | Einwilligungstext, Zeitpunkte von Erteilung und Bestätigung, dabei verwendete IP-Adresse | Rechtliche Verpflichtung zur Nachweisbarkeit, Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 7 Abs. 1 UK-DSGVO |
| Verwaltung und Pflege unseres E-Mail-Verteilers | E-Mail-Adresse | Berechtigtes Interesse an einem gepflegten Verteiler, Art. 6 Abs. 1 lit. f UK-DSGVO |
| Abwehr missbräuchlicher Formularnutzung | IP-Adresse, Absendezeitpunkt, Formularinhalte | Berechtigtes Interesse an der Abwehr von Spam und automatisierten Eintragungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f UK-DSGVO |
| Reichweitenmessung mit Cloudflare Web Analytics | Aggregierte Nutzungsdaten, ungefährer Standort, Browser- und Gerätetyp | Berechtigtes Interesse an der Analyse und Verbesserung unseres Angebots, Art. 6 Abs. 1 lit. f UK-DSGVO |
| Bereitstellung, Auslieferung und Absicherung der Website | Technische Daten (IP-Adresse, Abrufmetadaten, Sicherheitsprotokolle) | Berechtigtes Interesse an Netz- und Informationssicherheit sowie am störungsfreien Betrieb, Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Erkennen von Fehlern und Verbesserung unseres Angebots durch anonymisierte Auswertung | Nutzungs- und Fehlerdaten vor ihrer Anonymisierung | Berechtigtes Interesse an einem stabilen und stetig verbesserten Produkt, Art. 6 Abs. 1 lit. f UK-DSGVO |
Die anonymisierte Auswertung dient allein Statistiken wie Fehlerhäufigkeiten, Ausfallmustern und der Frage, welche Funktionen genutzt werden. Die Ergebnisse sind so aggregiert, dass sie sich weder Ihnen noch Ihren Objekten zuordnen lassen; ab diesem Punkt handelt es sich nicht mehr um personenbezogene Daten. Zu Werbezwecken verwenden wir diese Auswertungen nicht, und wir verkaufen sie nicht.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an contact@fabrik5.com.
4. Eingesetzte Auftragsverarbeiter
4.1 HubSpot (Kontaktverwaltung und E-Mail-Versand)
Anfragen aus dem Kontaktformular, die zugehörigen Kontaktdaten sowie den Versand der Bestätigungs-E-Mail und späterer Nachrichten verwalten wir in HubSpot. HubSpot ist insoweit unser Auftragsverarbeiter.
- Senden Sie das Formular ab, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anzahl der Mietobjekte und Nachricht) sowie gegebenenfalls der Nachweis Ihrer Einwilligung in den Systemen von HubSpot gespeichert.
- Das Formular selbst wird von unseren eigenen Servern ausgeliefert, nicht von HubSpot. Die Übermittlung erfolgt erst nach dem Absenden und ausschließlich von Server zu Server. Ihr Browser baut zu keinem Zeitpunkt eine Verbindung zu HubSpot auf; HubSpot setzt auf dieser Website daher keine Cookies und erhält beim bloßen Aufruf der Seite keine Daten von Ihnen.
- Der von uns genutzte HubSpot-Account wird in der EU-Region von HubSpot betrieben; Ihre Daten werden dort gespeichert. Eine ergänzende Verarbeitung außerhalb der EU oder des Vereinigten Königreichs, etwa im Rahmen des Supports, ist möglich. Solche Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Sicherheitsmaßnahmen von HubSpot abgesichert.
- Die Datenschutzhinweise von HubSpot: legal.hubspot.com/privacy-policy
4.2 Cloudflare (Hosting, Auslieferung und Sicherheit)
Diese Website wird über Cloudflare (Cloudflare, Inc., einschließlich Cloudflare Pages) gehostet und ausgeliefert. Cloudflare ist insoweit unser Auftragsverarbeiter.
- Cloudflare verarbeitet technische Daten wie IP-Adresse, Abrufmetadaten und Sicherheitssignale, um die Website zu hosten, auszuliefern und zu schützen, einschließlich DDoS-Abwehr und Web Application Firewall.
- Cloudflare kann technisch notwendige Sicherheits-Cookies setzen, etwa zur Unterscheidung von Besuchern und Bots (siehe Abschnitt 5).
- Eine Verarbeitung auf Servern außerhalb des Vereinigten Königreichs oder der EU ist möglich; solche Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen abgesichert.
- Die Datenschutzerklärung von Cloudflare: cloudflare.com/privacypolicy
4.3 Google Workspace (geschäftliche E-Mail-Kommunikation)
Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation führen wir über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland). Google ist insoweit unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum.
- Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, werden Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten in unseren Postfächern bei Google Workspace gespeichert und verarbeitet.
- Eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA ist möglich. Solche Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework einschließlich dessen UK-Erweiterung, zu dem Google zertifiziert ist, ergänzend auf Standardvertragsklauseln.
- Die Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy
5. Cookies und vergleichbare Technologien
Werbe- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein; Cloudflare Web Analytics setzt ebenfalls keine. Auch das Kontaktformular kommt ohne Cookies aus. Gesetzt werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Auslieferung und Absicherung der Website:
- Cloudflare kann Sicherheits- und Bot-Management-Cookies setzen (etwa
__cf_bm,cf_clearance). Sie sind für Schutz und Auslieferung der Website erforderlich und damit einwilligungsfrei. - Cloudflare Web Analytics setzt keine Cookies und nutzt keinen clientseitigen Speicher; erhoben werden ausschließlich aggregierte, anonymisierte Nutzungsstatistiken.
Führen wir künftig Analyse- oder sonstige nicht erforderliche Cookies ein, holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein, stellen entsprechende Einstellungsmöglichkeiten bereit und passen diese Erklärung an.
6. Empfänger der Daten
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an:
- HubSpot (Verwaltung von Kontakten und Formularanfragen, E-Mail-Versand)
- Cloudflare (Hosting, Auslieferung und Sicherheit der Website)
- Google Cloud EMEA Limited (geschäftliche E-Mail-Kommunikation über Google Workspace)
- weitere Dienstleister, soweit dies für den Betrieb der Website erforderlich ist
- Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
Bieten wir Ihnen künftig ergänzende Leistungen Dritter an, etwa Versicherungen, so geben wir Ihre Daten an diese Dritten nur weiter, wenn Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben. Ohne Ihre Einwilligung erfährt ein solcher Anbieter nichts über Sie.
7. Speicherdauer
- E-Mail-Adresse für Neuigkeiten: bis zu Ihrer Abmeldung oder bis wir den Verteiler als nicht mehr genutzt einstufen.
- Nicht bestätigte Anmeldungen: bestätigen Sie den Link nicht, verwenden wir Ihre Adresse nicht für E-Mails.
- Nachweis Ihrer Einwilligung: für die Dauer der Einwilligung und darüber hinaus drei Jahre ab deren Widerruf. Diese Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährung und stellt sicher, dass wir die Einwilligung so lange belegen können, wie sie beanstandet werden könnte.
- Anfragen über das Kontaktformular und die zugehörige E-Mail-Korrespondenz: solange dies zur Bearbeitung erforderlich ist, anschließend für einen angemessenen Zeitraum zu Nachweiszwecken; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.
- Server- und Sicherheitsprotokolle: bei Cloudflare für einen begrenzten Zeitraum nach dessen Standardfristen.
Nach Ihrer Abmeldung löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums.
8. Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der UK-DSGVO und der EU-DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“)
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
- Datenübertragbarkeit
- Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Zuständige Aufsichtsbehörde im Vereinigten Königreich: Information Commissioner’s Office (ICO), www.ico.org.uk. Haben Sie Ihren Aufenthalt in der EU, können Sie sich auch an die für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
9. Datenübermittlung in Drittländer
Da HubSpot, Cloudflare und Google Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs oder der EU verarbeiten können, findet unter Umständen eine Übermittlung in Drittländer statt. Diese ist abgesichert durch:
- Standardvertragsklauseln (SCC)
- das EU-US Data Privacy Framework einschließlich dessen UK-Erweiterung, soweit der Empfänger zertifiziert ist
- ergänzende Schutzmaßnahmen nach den Vorgaben der UK-DSGVO
10. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere:
- gesichertes Hosting
- Zugriffsbeschränkungen
- Verschlüsselung, soweit angemessen
- Datenminimierung
Ein absoluter Schutz vor dem Zugriff Dritter lässt sich bei der Übertragung und Speicherung von Daten allerdings nicht gewährleisten.
11. Daten von Minderjährigen
Diese Website richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Personenbezogene Daten von Minderjährigen erheben wir bewusst nicht.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir Abonnentinnen und Abonnenten per E-Mail.
13. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten erreichen Sie uns unter contact@fabrik5.com.
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